新着情報｜犬山市の社会保険労務士事務所【髙木隆司社会保険労務士事務所】
「個人番号の提供の要求」「収集・保管制限」についてマイナンバーガイドラインＱ＆Ａが更新
- 2016.05.15
- 個人情報保護委員会から公表されている「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインＱ＆Ａ」が4/26（火）に更新されました。
【ガイドラインに関するＱ＆Ａ】
http://www.ppc.go.jp/legal/policy/faq/
更新された内容のうち、企業実務に影響のあるものをピックアップしてご紹介いたします。
今回更新されたのは、「個人番号の提供の要求」および「収集・保管制限」に関する内容です。
Ｑ４－６ 従業員や講演料等の支払先等から個人番号の提供を受けられない場合、どのように対応すればよいですか。
Ａ４－６ 法定調書の作成などに際し、従業員等から個人番号の提供を受けられない場合でも、安易に法定調書等に個人番号を記載しないで税務署等に書類を提出せず、従業員等に対して個人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。 それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。なお、税務署では、番号制度導入直後の混乱を回避する観点などを考慮し、個人番号・法人番号の記載がない場合でも書類を収受することとしています（国税庁ホームページ「法定調書に関するＦＡＱ」（Ｑ１－２）参照）。
Ｑ ６－２番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）をコピーして、それを事業所内に保管することはできますか。
Ａ ６－２番号法上の本人確認の措置を実施するに当たり、個人番号カード等の本人確認書類のコピーを保管する法令上の義務はありませんが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできます。ただし、コピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。なお、個人番号を取得する際の本人確認書類の取扱いをめぐって、本人と事業者の間でトラブルとなる事例が発生していることに鑑みると、個人番号の確認の際に、本人確認書類のコピーの提出を受けた場合、必要な手続を行った後に本人確認書類が不要となった段階で、速やかに廃棄しましょう。
Ｑ６－２－２ 扶養控除等申告書に記載される扶養親族の個人番号については、従業員が個人番号関係事務実施者として番号法上の本人確認を行うこととされており、事業者には本人確認義務は課せられていませんが、事業者に番号法上の本人確認義務がない場合であっても、書類に正しい番号が記載されているかを確認するために、事業者が扶養親族の通知カードや個人番号カードのコピーを取得することはできますか。
Ａ６－２－２ 個人番号関係事務においては正しい個人番号が取り扱われることが前提ですので、事業者は、個人番号関係事務を実施する一環として、個人番号カード等のコピーを取得し、個人番号を確認することが可能と解されます。ただし、取得したコピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。なお、個人番号を取得する際の本人確認書類の取扱いをめぐって、本人と事業者の間でトラブルとなる事例が発生していることに鑑みると、個人番号の確認の際に、本人確認書類のコピーの提出を受けた場合、必要な手続を行った後に本人確認書類が不要となった段階で、速やかに廃棄しましょう。
<< 戻る
